Easy Rolodex Particulier
Online Help

De meest actuele Help voor de cloud versie van Easy Rolodex voor Particulier gebruik.
Versie 1.03 8-2019

INVOEREN ADRES

Easy Rolodex heeft een ingebouwde postcodetabel. Voor het invoeren van een nieuw adres is de invoer van de postcode voldoende. Na ‘Opslaan’ wordt de straatnaam en de plaatsnaam automatisch ingevuld, het enige wat u nog in moet voeren is het huisnummer, zie hieronder een demo…

RAADPLEGEN/WIJZIGEN ADRES

Voor het raadplegen van de adressen klik in de menubalk op 1 van de 3 weergaven:

1) Afhankelijk van de gekozen weergave wordt de lijst met adressen getoond:

2) Per kolom kan er gesorteerd worden door op de pijltjes te klikken.

3) Om te zoeken voer rechts bovenin een zoekterm in, de resultaten worden direct getoond

4) Bewerking adres, per regel kan er aan worden gegeven of deze regel bewerkt moet worden.
Klik hiervoor in de eerste kolom van de lijstweergave op het potlood icoon, het adres wordt getoond:

VERWIJDEREN ADRES

Voor het verwijderen van een adres selecteer deze en klik vervolgens op de knop ‘Verwijderen’:

NB: Bij het verwijderen van het adres worden ook de personen behoren de bij dit adres verwijderd!

INVOEREN PERSOON (BIJ ADRES)

Voor het invoeren van een persoon bij een bestaand adres handel als volgt:
Open het bestaande adres, en klik op de knop ‘Toevoegen nieuw’ (1)  

Vervolgens verschijnt het volgende invoerscherm, de adres naam is al ingevoerd, deze is niet te wijzigen. Voer de persoonsgegevens in en klik op de knop ‘Opslaan’.

INVOEREN PERSOON, EN LATER ADRES KOPPELEN

Voor het invoeren van een persoon heeft de bovenstaande werkwijze de voorkeur, echter kan het adres bij een persoon ook later worden gekoppeld, handel als volgt:
(1) Klik vanuit het hoofdmenu op Personen
(2) Klik op de knop ‘Toevoegen nieuw’
(3) Selecteer het te koppelen adres en voer de overige persoonsgegevens in…
Indien gereed klik op de knop ‘Opslaan’

VERWIJDEREN PERSOON

Voor het verwijderen van een persoon selecteer deze en klik vervolgens op de knop ‘Verwijderen’:

INVOEREN TELEFOONLIJST GEGEVENS

Voor het invoeren van telefoonlijst gegevens handel als volgt:
Klik in het hoofdmenu op ‘Telefoonlijst’, de aanwezige lijst wordt geopend:

Klik vervolgens op de knop ‘Toevoegen nieuw’, het volgende scherm wordt  getoond:

Voer de telefoonlijst gegevens in en klik op de knop ‘Opslaan’.

WIJZIGEN TELEFOONLIJST GEGEVEN

Voor het wijzigen van een bestaande klik in de eerste kolom van de lijstweergave op het potlood icoon (1), het formulier wordt getoond met de bestaande gegevens, indien gereed klik op de knop ‘Opslaan’

VERWIJDEREN TELEFOONLIJST GEGEVEN

Voor het verwijderen van een telefoonlijst gegeven selecteer deze en klik vervolgens op de knop ‘Verwijderen’:

OVERZICHT NOTITIES

In het overzicht van de notities wordt een overzichtslijst getoond van notities welke zowel bij de adressen als bij de personen zijn vastgelegd. Vanuit het hoofdmenu kan er geen nieuwe notitie worden toegevoegd.
Overzicht: Klik in het hoofdmenu op ‘Notities’, de aanwezige notitie lijst wordt geopend:

WIJZIGEN NOTITIE

Klik op het potlood icoon in de eerste kolom van de lijst voor de notitie welke gewijzigd dient te worden, het volgende scherm wordt  getoond:

Indien de notitie bij een adres is vastgelegd verschijnt hier de naam van het adres (1)
Indien de notitie bij een persoon is vastgelegd verschijnt hier de naam van de persoon (2)
Pas de gegevens aan, Datum en Notitie, indien gereed klik op de knop ‘Opslaan’.

IMPORTEREN DATA (VANUIT EASY ROLODEX VOOR DE PC)

Zorg ervoor dat bij de Opties, Export instellingen (1) het bestandstype op Tekstfile (.txt) (2) staat en dat alle vinkjes geselecteerd zijn (3). Opslaan instellingen.

Kies Adressen, Selecteren, vanuit de Overzicht adressenlijst kies voor de knop Exporteren naar de export locatie in het TXT formaat. Selecteer alle eventuele openstaande ‘vinkjes’:

In Easy Rolodex Online navigeer naar de Adressen, klik rechts bovenin op het tandwiel en dan op de knop ‘Importeren’.
Let op! De adressen worden geimporteerd in de standaard aangegeven database! Zie hieronder, databases.

Hierna verschijnt het volgende scherm, kies via de knop Bladeren het bestand welke vanuit de export in Easy Rolodex is aangemaakt (TXT).

Na het kiezen van de lijst worden de velden in kolommen getoond, zorg ervoor dat de veldnamen (1) in het TXT bestand gekoppeld worden aan de veldnamen in Easy Rolodex Online, voorbeeld ‘Adressering’ = ‘Aanhef’:

Indien in de eerste regel (1) alle veldnamen zijn gekoppeld klik op de knop ‘Importeer data’, de data regels worden geimporteerd ……..

Na importeren worden de resultaten getoond:

DATABASE(S)

Er kunnen verschillende database worden aangemaakt, tevens kan bij de import van data (TXT) de standaard geselecteerde database worden gekoppeld.
Navigeer naar Instellingen, Databases, er wordt een overzicht getoond van de aanwezige databases:

AANMAKEN NIEUWE DATABASE

Klik op de knop ‘Toevoegen nieuw’ (1), er verschijnt een nieuw formulier, vul de nieuwe database gegevens in (2):

Indien gereed, klik op de knop ‘Opslaan’.
Geef aan bij 1 van de adressen welke als standaard wordt ingesteld, per stuk bewerken en vinkje Standaard aanvinken. (Schakel het vinkje bij de eerder geselecteerde standaard database ook apart weer uit. Geef bij minimaal 1 database aan welke de standaard database is!
Voorbeeld:

FILTER DATABASE BIJ ADRESSEN

Indien u meerdere databases gebruikt kunt u een filter op de adressen plaatsen waarbij alleen de adressen worden getoond bij deze database. Handel als volgt: Zorg dat u in de Adressen lijst staat, klik vervolgens in de menubalk op het radertje en dan op ‘Toon zoekpaneel’:

Klik op ‘Database’ via de knop ‘Zoek in’:

Selecteer de gewenste database en klik vervolgens op de knop Zoek

De adressen worden nu gefilterd op de geselecteerde database

Klik vervolgens wederom in de menubalk op het radertje, daarn op Bewaar selectie. De reeds bewaarde selecties worden ook in dit menu getoond!

GEBRUIK DATABASE BIJ ADRES

Bij een (nieuw of bestaand) adres kan aan worden gegeven bij welke database dit adres hoort:
NB:
Bij een nieuw adres wordt automatisch de standaard database ingevuld, deze kan echter handmatig worden omgezet.

GEBRUIK DATABASE BIJ IMPORT ADRESSEN

Bij het importeren van adressen worden deze altijd aan de standaard geselecteerde database gekoppeld. Indien u een nieuwe import uitvoert en deze hoort bij een andere database dan eerst de standaard database selecteren, daarna importeren!

ETIKETTEN

Easy Rolodex heeft geen ingebouwde etiket formulieren maar maakt gebruik van de samenvoeg functie in Microsoft Word, het samenvoegen van een Word etiket sjabloon met een databasebestand, in dit geval een Excel csv bestand.

Werking stap voor stap:

1. Vanuit Easy Rolodex wordt een export gemaakt van de gewenste adressen voor het printen op etiketten
2. U download vanaf deze website 1 van de etiketten op uw computer
3. Open het gedownloade etiketformulier in Word
4. Kies het tabblad Verzendlijsten, start de Wizard Afdruk samenvoegen

Alle stappen worden hieronder beschreven:

Stap 1: Maak een export van Easy Rolodex Online:
Selecteer Adressen > Adressenlijst Kort; er wordt een lijst in printformaat getoond. 

Klik in de menubalk op het radertje en vervolgens op ‘Exporteren resultaten’: 

Kies in het venster wat verschijnt voor de volgende opties, Doel formaat = CSV, klik op de knop Exporteren

Kies in het volgende venster voor Bestand opslaan, deze wordt dan standaard in de door u vastgestelde map opgeslagen (Meestal de map Downloads), Klik op de knop OK:

Stap 2: In de sectie Etiketten staan de (meest gebruikte) Word sjablonen als etiket formulieren, download het gewenste etiket sjabloon, ook deze komt in de map Downloads terecht. In deze map bevinden zich dus 2 bestanden:

 

 3. OPEN HET GEDOWNLOADE WORD ETIKET SJABLOON
Een dubbelklik op het sjabloon zal ervoor zorgen dat deze in Word wordt geopend.


4. SAMENVOEGEN ETIKET SJABLOON EN DATA EXPORT BESTAND
Klik in de menubalk in Word op het tabblad Verzendlijsten, daarna op Adressen selecteren en dan Bestaande lijst gebruiken:

Selecteer in de Downloads folder het csv bestand, adressenlijst_kort.csv, klik vervolgens op de knop Openen:

Indien hierna onderstaand scherm wordt getoond, klik op de Knop OK:

De data is samengevoegd met het etiket sjabloon, klik vervolgens in de menubalk op de knop Voltooien en samenvoegen en daarna op Afzonderlijke documenten bewerken:

Klik in onderstaand venster op de knop OK, alle adressen in het export bestand worden samengevoegd met het etiket sjabloon:

In een nieuw Word venster wordt het samengevoegde document getoond met alle adressen verdeeld over verschillende pagina’s, dit document kan nu eventueel direct worden geprint!

 

Hieronder een overzicht van de meest voorkomende Etiket sjablonen, deze kunt u direct downloaden (zoals hierboven beschreven) en gebruiken. Mocht uw etiket sjabloon er niet tussen staan, laat het ons weten!

PRIVACY POLICY

Easy Rolodex Online valt onder het beheer van Woerdekom Webdesign en wordt hieronder genoemd als hoofdverantwoordelijke, gevestigd aan Kermenstein 85 4033 XD Lienden, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens: https://www.easyrolodex.online Kermenstein 85 4033 XD Lienden 0344 84 49 46

G. van Woerdekom is de Functionaris Gegevensbescherming van Easy Rolodex Online/Woerdekom Webdesign Hij/zij is te bereiken via support@easyrolodex.nl.

Persoonsgegevens die wij verwerken
Woerdekom Webdesign verwerkt uw persoonsgegevens voor de inlog op de Cloud omgeving, de data voor de persoonsgegevens welk u opslaat in de database vallen onder uw verantwoordelijkheid en derhalve ligt ook deze bescherming van data bij U als klant van Woerdekom Webdesign.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via support@easyrolodex.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

Geautomatiseerde besluitvorming
Woerdekom Webdesign neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Woerdekom Webdesign) tussen zit.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
Woerdekom Webdesign bewaart uw gegevens zolang de licentie actief is. Mocht u de licentie beëindigen dan zullen al uw gegevens (adressen en persoonsdata) en uw inlog gegevens direct na beëindiging van de licentie overeenkomst verwijderd worden, u ontvangt hierover een bevestiging per e-mail.

Delen van persoonsgegevens met derden
Woerdekom Webdesign verstrekt absoluut geen informatie aan derden voor welke commerciële uiting dan ook.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
Woerdekom Webdesign gebruikt geen cookies of vergelijkbare technieken.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw inlog gegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Woerdekom Webdesign en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u te sturen. (NB: Dit betreft uitsluitend uw inlog gegevens, niet uw opgeslagen data).

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Woerdekom Webdesign neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.
Technisch hebben wij de volgende maatregelen genomen:
– Een unieke inlog URL
– Een beveiligde verbinding middels SSL (https://)
– Dagelijks een back-up van uw data

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via support@easyrolodex.nl